Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Tietosuojaseloste on tarkistettu viimeksi 7.4.2021

EU:n yleisenen tietosuoja-asetus (EU) 216/679
  1. Rekisterin pitäjä

Suomalais-Japanilainen Yhdistys ry

Postiosoite:
PL 818
00101 Helsinki, Finland

Sähköposti:  sihteeri@suomi-japani.net

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Juuso Liljavirta, sihteeri@suomi-japani.net

  1. Rekisterin nimi

Suomalais-Japanilainen Yhdistys ry:n jäsenrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelijä, joille henkilötieto siirretään

Flo Apps Oy (FloMembers) Karjalankatu 2 A, 00520 Helsinki
puh. 02900 75021 info@floapps.com

  1. Rekisterin käyttötarkoitus
  • Pitää lain vaatimaa jäsenrekisteriä yhdistyksessä
  • Mahdollistaa yhteydenotot jäsenyyteen liittyvissä asioissa
  • Toimittaa sähköisesti jäsentiedotteita
  • Toimittaa jäsenlehti Kokoro
  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa tietoja:

  • Jäsenen nimi
  • Jäsennumero
  • Jäsentyyppi
  • Postiosoite
  • Maksuosoite, jos eri kuin postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Titteli/ammatti
  • Liittymis- ja eroamispäivämäärä
  • Maksetut jäsenmaksut
  • Japaniin liittyviä kiinnostuksen kohteita
  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäseneltä itseltään saadut tiedot liittymisen yhteydessä sekä jäsenen ilmoittaessa päivitetyt tietonsa. Sihteerin tai yhdistyksen hallituksen jäsenasioista vastaavan jäsenen kirjaamat tiedot jäsenmaksulaskun toimittamisesta, maksetun jäsenmaksun määrästä.

  1. Säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Osoitetiedot luovutetaan Kokoro-jäsenlehden ja jäsenmaksulomakkeiden lähettämistä varten postitusyrityksille.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
 
•Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
•Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
•Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
  1. Tarkastusoikeus

FloMembers-palveluun rekisteröitynyt jäsen voi tarkastaa itse omat tietonsa kirjautumassa sivulle: https://byte.flomembers.com/suomi-japani/user/login. Jäsenellä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyynnön voi tehdä myös toimittamalla kirjallisen tarkastuspyynnön allekirjoitettuna yhdistyksen osoitteeseen (Suomalais-Japanilainen Yhdistys ry, PL 818, 00101 Helsinki). Tarkastuspyynnössä tulee mainita oma nimi ja postiosoite. Tietoja ei välitetä jäsenille sähköpostitse eikä puhelimitse.

  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä korjaa tiedot tietosuoja-asetuksen (EU) 216/679 mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

  1. Oikeus vaatia tiedon poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan tiedon poistamista. Poistamista voivat rajoittaa lakisääteiset tai tekniset syyt säilyttää tietoa. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja sen ohessa esitetään tarvittaessa riittävät tiedot vaatimuksen tekijän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntö on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

  1. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Suomalais-Japanilainen yhdistys ry pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta tarvittaessa, erityisesti silloin kun palveluita kehitetään. Voimassa oleva tietosuojaselosta löytyy yhdistyksen verkkosivuilta muokkauspäivämäärineen.

  1. Tietojen säilytysaika

Henkilön perustiedot säilytetään toistaiseksi tai kunnes henkilö pyytää ne poistettavaksi.

Navigaatio